(Ảnh minh hoạ: bacninh.gov.vn)
Quy chế áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (gọi tắt là độc giả) tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh để phục vụ công tác, học tập, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: Sao, chứng thực tài liệu lưu trữ; Sử dụng tài liệu tại phòng đọc; Khai thác, sử dụng tài liệu số hóa; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
Quy chế quy định cụ thể thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Chủ tịch UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Trong đó, Chủ tịch UBND tỉnh có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của tỉnh chưa đến thời hạn giải mật. Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc mức độ mật, (Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu được quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước). Đồng thời, cho phép sử dụng tài liệu của cá nhân tại Lưu trữ lịch sử trong một số trường hợp đặc biệt.
Giám đốc Sở Nội vụ có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; tài liệu thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật. Tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tiêu biểu hiến tặng, ký gửi khi được sự đồng ý của các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền cho phép độc giả được khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, loại trừ các trường hợp quy định thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ.
Quy chế cũng quy định rõ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo đó, độc giả được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử; khi độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu. Trường hợp độc giả ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu (người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu).
Ngoài ra, độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Trường hợp độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ để nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp phải kèm theo đề cương nghiên cứu./.